Opdrachtgeverschap

Opdrachtgeverschap voor een project met een digitale component, hoe doe je dat? Met contracten alles dichttimmeren zodat als het fout gaat het duidelijk is? Of juist met Scrum evoluerend werken en steeds checken of de omgeving er blij van wordt en bijsturen? Belangrijk is het  om te beseffen wat uw rol is als opdrachtgever.

Om in de muziektermen te blijven: bent u de directeur van de concertzaal die moet zorgen dat er voldoende inkomsten binnenkomen? Bent u de artistiek directeur, die er voor zorgt dat wat er geleverd wordt kwaliteit heeft en een mooie mix is tussen vernieuwing en weer eens lekker hetzelfde? Of bent u de componist die er op toeziet dat uw werk wordt uitgevoerd zoals u het bedoeld heeft? Of toch de dirigent, die het laat klinken zoals volgens u het stuk het best tot zijn recht komt? Of de eerste violist die zorgt dat het orkest op tijd en goed gestemd aan zijn opdracht begint?

In alle bovenstaande rollen zijn opdrachtgevers en alle rollen hebben verband met elkaar. Uit de bovenstaande metaforen blijkt dat met elke verantwoordelijkheid ook andere eisen gesteld worden en andere bevoegdheden nodig zijn.

In de ICT is het niet anders: een programmamanager opereert niet in haar/zijn eentje, een ICT directeur heeft weer andere bevoegdheden en de systeemeigenaar die de vernieuwing wenst gaat weer anders met de situatie om. Misschien bestaat er niet één opdrachtgever? Of moet “de” opdrachtgever namens veel anderen spreken?

Voor een opdracht spelen een aantal factoren een rol. Niet alleen de inhoud van de opdracht speelt een rol. De wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd speelt ook een rol.  

Welk deel van de opdracht  door de organisatie van de opdrachtgever moet worden uitgevoerd, hangt af van de manier waarop een methode wordt ingevuld. Scrum zegt alleen iets over hoe je samen software maakt. Hoe de product owner (en misschien bent u dat wel zelf) moet zorgen dat de juiste opdrachten voor het team er zijn en zodat de software niet alleen aan alle kwaliteitseisen voldoet, maar ook doet wat de gebruikers nodig hebben, of waar het hoogste bereik mee wordt gehaald volgens de marketeers, dat is een vak apart.

Als het goed is wordt dit vastgelegd. Intern heet dat een resultaatsafspraak, soms een SLA, extern heet dat een contract. Er zijn veel soorten contracten die ieder een andere betekenis hebben voor de opdrachtgever: van volledige verantwoordelijkheid voor het resultaat bij de opdrachtnemer tot het enkel inhuren van medewerkers. Daar hoort bij dat in het eerste geval de opdrachtgever geen enkele invloed heeft en in het laatste geval volledig verantwoordelijk is voor elke beslissing. Het komt vaak voor dat de opdrachtgever vindt dat de opdrachtnemer volledig verantwoordelijk is, maar in wezen een (ongekende en dus impliciete) afspraak heeft dat de opdrachtnemer nergens voor verantwoordelijk is.

Wanneer een opdrachtnemer met u onmiddellijk gaat Scrummen, zonder dat er een architectuur is gemaakt, zonder dat eisen zijn gesteld en/ of resultaatafspraken zijn gemaakt, dan bent u verantwoordelijk voor het resultaat. Wat de leverancier ook allemaal gezegd heeft over gevoelde verantwoordelijkheid.

Wat voor u en uw organisatie de beste oplossing is, is per situatie en kan zelfs per afdeling verschillend zijn. Dat vergt een goed plan in het begin en samenwerking met andere disciplines zoals inkopers, juristen, vak en domeinspecialisten. Daarna kan er een passend contract worden gekozen. We helpen u graag (en indien gewenst met ook met de specialisten).